EVALUASI UNJUK KERJA DAN PENGENDALIAN OLEH MANAJEMEN

1.    Pengukuran Kinerja
Pèkerjaan utama bagi seorang manajer pusat beban kebijakan adalah untuk mencapai output yang diinginkan. Membelanjakan suatu jumlah yang “sesuai dengan anggaran” untuk mengerjakan hal ini dianggap memuaskan; jumlah yang melebihi anggaran merupakan alasan untuk prihatin, sementara jumlah yang kurang dari anggaran akan mengindikasikan bahwa pekerjaan yang direncanakan belum selesai dilaksanakan. Dalam pusat beban kebijakan, sebagai lawan dan pusat beban teknik, laporan keuangan bukan merupakan suatu alat untuk mengevaluasi efisiensi dari seorang manajer.

2.    Berbagai faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan berbagai

prosedur tindak lanjut:

a. Pentingkan temuan yang dilaporkan

b. Tingkat dari usaha dan biaya yang dibutuhkan untuk memperbaiki

kondisi yang dilaporkan

c. Risiko yang mungkin terjadi bila tindakan korektif yang dilakukan gagal

d. Tingkat kesulitan dari pelaksanaan tindakan korektif

e. Jangka waktu yang dibutuhkan.

3.    Komunikasi yang efektif penting bagi manejer karena dua alasan :

Pertama adalah proses dengan mana fungsi-fungsi manajemen, merencanakan,

mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan dilaksanakan dalam rangka

mencapai tujuan organisasi.

Kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar waktunya. Sejumlah besar dari waktu manejerial dicurahkan untuk kegiatan komunikasi. 

4.    Pusat-pusat pertanggungjawaban.
Pengendalian manajemen memfokuskan pada berbagai tipe pusatpertanggungjawaban. Suatu pusat pertanggungjawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalai (dipimpin) oleh seorang manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas yang dilakukannya dalam unit yang dikelolanya. Setiap pusat pertanggungjawaban “mengolah” masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output). Pusat-pusat pertanggung jawaban tersebut diklasifikasikan berdasarkan tingkat input dan out put yang menjadi tanggung jawab manager pusat pertanggung jawaban dan diukur dalam satuan uang. Contoh-contoh pusat pertanggung-jawaban meliputi :
a. Direktur Utama perusahaan holding atau anak perusahaannya atau Direktur Utama anak perusahaan dari suatu holding
b. Direktur/Kepala Divisi perusahaan holding, atau Kepala Bagian/Kepala distrik pada anak perusahaan
c. Kepala unit-unit di dalam suatu perusahaan
Tujuan penetapan pusat pertanggungjawaban adalah untuk mengukur dan mendorong kinerja unit organisasi dan Manajer unit yang bersangkutan.
Pada sejumlah pusat pertanggungjawaban hubungan input-out bersifat timbal balik, sehingga pengendaliannya difokuskan pada penggunaan input minimum untuk menghasilkan output maksimum. Namun dalam situasi tertentu input tidak mempunyai hubungan dengan output yang dihasilkan, sehingga pengendaliannya adalah ditekankan pada realisasi program yang telah direncanakan. Input yang digunakan kebanyakan dinyatakan dalam ukuran-ukuran fisik, misalnya: jam kerja, kwh listrik, liter BBM, dan sebagainya. Untuk kepentingan SPM maka ukuran fisik diterjemahkan menjadi satuan moneter
Hubungan input dengan output akan menentukan efektif organisasi/unit organisasi.. Efisiensi adalah rasio output terhadap input, atau jumlah output per unit input atau mem-bandingkan biaya aktual dengan biaya standarnya. Efektivitas adalah hubungan input dan output suatu pusat pertanggung-awaban dengan tujuannya. Semakin besar output yang dikonstribusikan semakin efektif..

Pusat pertanggungjawaban dapat dikelompokkan menjadi sebagai berikut :
1. Pusat Pendapatan (Revenue center)
2. Pusat Biaya (Expense center)
3. Pusat Laba (Profit center)
4. Pusat investasi (investment center)
Pusat Pendapatan
Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang bertugas menciptakan pendapatan, diberi wewenang mengatur pendapatan, prestasinya diukur berdasarkan perbandingan antara pendapatan yang dianggarkan dengan realisasinya. Pusat pendapatan biasanya ditemukan pada bagian/departemen pemasaran/penjualan yang memiliki aktivitas, antara lain menyusun anggaran penjualan, merencanakan jumlah/target penjualan yang disiapkan sejak awa, termasuk merupakan bagian dari aktivitas dalam pusat penghasilan secara keseluruhan.
Pusat Pendapatan mempunyai karakteristik:
a. Unit pemasaran/ penjualan yang tidak mempunyai tanggung jawab atas harga pokok penjualan barang-barang yang dipasarkan.
b. .Penjualan atau pesanan aktual diukur dengan anggaran atau kuota.
c. Manajer dianggap bertanggung jawab terhadap biaya langsung di dalam unit organisasinya, tetapi tidak diukur.

5.        Pusat Biaya
Pusat biaya merupakan pusat pertanggung jawaban yang prestasinya diukur atas dasar masukkan atau biayanya. Dalam pusat biaya, masukan (input) diukur dalam satuan moneter (uang), tetapi keluaran (output) tidak selalu dapat diukur dalam satuan uang . Pada pusat biaya, manager pusat pertanggungjawaban terutama bertanggungjawab atas pengendalian biaya.

6.         Pusat biaya memiliki ciri (karakteristik):
– Melaksanakan tugas/pekerjaan yang tidak terkait dengan perolehan pendapatan atau laba
– Diberi wewenang untuk mengatur biaya dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugasnya
– Prestasinya diukur berdasarkan perbandingan biaya yang dianggarkan dengan realisasinya
Secara garis besar, ada 2 tipe dalam pusat biaya yaitu :
1. Pusat biaya yang ditentukan lebih awal sebagai standar (engineered expences centers), sering diggunakan untuk mengukur kinerja suatu bagian/departemen dengan analisis penyimpangan/varians dan membandingkannya dengan biaya yang benar-benar telah terjadi
2. Pusat biaya yang ditentukan oleh pertimbangan manajemen (discretionary expences centers), merupakan biaya yang terjadi berdasarkan pertimbangan manajemen semata yang lebih bersifat administrative sehingga relative sulit diukur secara kinerja keuangan tiap output-nya. Contoh : gaji akuuntan legal, biaya umum dan administrasi lainnya.

Pusat Laba
Pusat laba biasanya dibentuk dengan pertimbangan pembentukan suatu unit usaha baru yang terpisah atau divisi, dimana kinerja usahanya terukur secara lebih jelas dan lebih bersifat semi otonom.

7.    Keuntungan pembentukan divisi;

• Keputusan operasional yang diambil lebih cepat karena tidak perlu menunggupersetujuan dari kantor pusat
• Kualitas keputusan yang diambil akan relatif lebih baik,karena pada tingkat divisi para manajer akan lebih mengenal kondisi lingkungan usahanya
• Manajemen kantor pusat aka lebih berkonsentarsi pada keputusan yang lebih strategis
• Lebih menyadarkan para manajer divisi dalam memperoleh suatu keuntungan karena bebena tanggungjawab lebih tinggi sehingga mereka berusaha untuk memperbaiki kinerjanya
• Ukuran inerja lebih luas,bukan sekedar bagaimana memperoleh penghasilan tetapi juga bagaimana mengefisiensikan biaya
Para manajer divisi akan lebih kreatif dalam mencari solusi usaha yang lebih baik.

Kesulitan dalam membangun divisi, antara lain :
1. Pimpinan puncak mungkin akan kehilangan beberapa pengendalian operasional secara langsung, pimpinan puncak harus mengubah sistem pendekatan pengendalian yang akan diterapkan secara trepadu, top manajemen akan lebih fokus ke sistem laporan dibandingkan dengan mengarahkan langsung para bawahannya
2. Kesulitan dalam memperoleh manajer divisi yang handal dari dalam perusahaan, karena umumnya para manajer terbiasa dengan fungsi manajemen tertentu
3. Akan muncul persaingan dalam unit organisasi yang mungkin akan mempengaruhi kinerja satu dan lainnya
4. Kemungkinan muncul suatu pertentangan dari setiap unit/divisi terutama dalam menentukan alokasi biaya, transfer harga, sistem pembayaran,dan sebagainya.
5. Pembentukan divisi akan menambah biaya karena membutuhkan penambahan jumlah karyawan, sewa kantor, alat kantor dan lainnya.

8.       Pusat Investasi

Pusat investasi merupakan pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggunggjawaban yang dipimpinnya .Pengukuran prestasi Pusat Investasi merupakan perluasan dan pengukuran prestasi Pusat Laba .Prestasi manajer Pusat Investasi dinilai berdasarkan perbandingan antara laba yang dihasilkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungjawaban yang menjadi tanggung jawabnya.Rasio antara laba dengan investasi tersebut dapat digunakan untuk membandingkan prestasi dari masing-masing pusat investasi

9.      Laporan Kerja

Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.

10. Nilai utama laporan kinerja :

 Dalam perbandingan antara hasil aktual dengan tujuan anggaran dan dalam analisa penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan juga harus dinyatakan dalam suatu bentuk relatif, maksudnya sebagai suatu presentase dari jumlah yang dianggarkan atau direncanakan.

SOAL

1.        Jelaskan apa itu Sifat dan Fungsinya Pusat Tanggung Jawab ?

Jawab :

·         Sifat Pusat Tanggung Jawab
Pusat tanggung jawab muncul guna mewujudkan satu atau lebih maksud yang disebut dengan cita-cita. Karena perusahaan secara keseluruhan memiliki cita-cita dan manajemen senior menentukan sejumlah strategi untuk mencapai cita-cita tersebut.

·         Fungsi dari berbagai pusat tanggung jawab dalam perusahaan adalah :

-          Untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Karena setiap organisasi merupakan sekumpulan pusat tanggung jawab, maka jika setiap pusat tanggung jawab telah memenuhi tujuannya, maka cita-cita organisasi tersebut juga telah tercapai.

2.         Apa yang dimakdud dengan pusat pendapatan ?

Jawab :

Pusat pendapatan merupakan unit pemasaran/penjualan yang tak memiliki wewenang untuk menetapkan harga jual dan tidak bertanggung jawab atas harga pokok penjualan dari barang-barang yang mereka pasarkan.

3.        Bagaimana Pengukuran kinerja pada manajer dalam suatu perusahaan ?

Jawab :

Pèkerjaan utama bagi seorang manajer pusat beban kebijakan adalah untuk mencapai output yang diinginkan. Membelanjakan suatu jumlah yang “sesuai dengan anggaran” untuk mengerjakan hal ini dianggap memuaskan; jumlah yang melebihi anggaran merupakan alasan untuk prihatin, sementara jumlah yang kurang dari anggaran akan mengindikasikan bahwa pekerjaan yang direncanakan belum selesai dilaksanakan. Dalam pusat beban kebijakan, sebagai lawan dan pusat beban teknik, laporan keuangan bukan merupakan suatu alat untuk mengevaluasi efisiensi dari seorang manajer.

4.             Jelaskan faktor – faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan berbagai

prosedur tindak lanjut manajemen ?

Jawab :

a. Pentingkan temuan yang dilaporkan

b. Tingkat dari usaha dan biaya yang dibutuhkan untuk memperbaiki kondisi yang    dilaporkan

c. Risiko yang mungkin terjadi bila tindakan korektif yang dilakukan gagal

d. Tingkat kesulitan dari pelaksanaan tindakan korektif

e. Jangka waktu yang dibutuhkan.

5.        Jelaskan dua alasan Komunikasi yang efektif penting bagi manajer ?

Jawab :

Pertama adalah proses dengan mana fungsi-fungsi manajemen, merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar waktunya. Sejumlah besar dari waktu manejerial dicurahkan untuk kegiatan komunikasi. 

6.        Sebut dan jelaskan karakteristik yang dimiliki Pusat Biaya ?

Jawab :
– Melaksanakan tugas/pekerjaan yang tidak terkait dengan perolehan pendapatan atau laba
– Diberi wewenang untuk mengatur biaya dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugasnya
– Prestasinya diukur berdasarkan perbandingan biaya yang dianggarkan dengan realisasinya.

7.        Apa saja keuntungan pembentukan divisi dalam pusat laba ?

Jawab :

• Keputusan operasional yang diambil lebih cepat karena tidak perlu menunggupersetujuan dari kantor pusat
• Kualitas keputusan yang diambil akan relatif lebih baik,karena pada tingkat divisi para manajer akan lebih mengenal kondisi lingkungan usahanya
• Manajemen kantor pusat aka lebih berkonsentarsi pada keputusan yang lebih strategis
• Lebih menyadarkan para manajer divisi dalam memperoleh suatu keuntungan karena beban tanggung jawab lebih tinggi sehingga mereka berusaha untuk memperbaiki kinerjanya
• Ukuran kinerja lebih luas,bukan sekedar bagaimana memperoleh penghasilan tetapi juga bagaimana mengefisiensikan biaya.

8.        Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pusat investasi ?

Jawab :

Pusat iventasi adalah pusat pertanggungjawabn yang prestasi managernya di nilai berdasarkan laba yang dihasilkan dan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.

9.        Apa yang dimaksud dengan laporan kerja ?

Jawab :

Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.

10.     Jelaskan apa itu Nilai utama laporan kinerja ?

Jawab :

Dalam perbandingan antara hasil aktual dengan tujuan anggaran dan dalam analisa penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan juga harus dinyatakan dalam suatu bentuk relatif, maksudnya sebagai suatu presentase dari jumlah yang dianggarkan atau direncanakan.